在职场上,直属领导直接关联到我们升职和加薪,有时候一个小小的不合时宜的缺点都能让我们从重点培养对象中出局,让我们的大半辈子心血白费。
现如今,手机已经作为人与人之间必不可少的手段,尤其是在职场上,比如领导叫我们周末回去加班,这个电话来了,你怎么接听呢?比如你再上洗手间,领导突然打电话又该怎么办?
为了处理好这些情况,接好领导电话,我总结了这4点。
01 懂得电话礼仪在接听电话时,也有接电话的专属礼仪,懂得这些礼仪,会给人的对方的映像更好。比如身姿要正确,不要躺着、睡着等其他不好的习惯,因为姿势不同会影响人的发声,通过电话也能够感受得到你的不尊重,很容易让对方生气;比如接听电话的时候面对微笑会更好,要在电话响3声时接听,要等领导挂断电话之后才能挂。这些行为对方虽然看不见,但是他能通过电话感受的你的尊重、热情和认真。
02 做好笔记我相信领导一般没有事情是不会打电话给你的,所以只要领导打电话给你了,那么就是一定有大事而和急事儿啦。因此在这时,你一定要左手拿手机,右手那笔,中间一个笔记本,然后将领导交代的事情记得清清楚楚,哪怕事儿再小都不能漏,尤其是对人员、数字、时间和日期等要特别注意。
03 多听少说
既然领导选择打电话,那肯定是比较忙的,我们都明白领导的时间非常宝贵,一般都是“一言千金”,所以,在听电话的时候,要集中注意力听,千万不要缺项漏项,当然如果领导说的内容太多了或者是太长了,你可以让他稍微慢一点或是停顿一下。
04 要习惯复述为了防止听错或是漏掉领导所说的内容,最好的办法就是复述。一定要在听不清晰的内容时复述、并予以确认的良好习惯。比如4和10等同音字或是或是同字不同音的错误,听到这些敏感内容时,最好马上复述,而当说到日期时,则可以加上星期几试试,以保障准确无误。
最后,在接听领导电话时除了讲礼貌、快速记录领导所说的工作安排时,有时候还要避免电话带来的“领导来电骗局”。所以在接听到领导的电话时,一定要识别对方的语气和习惯用语,并且想明白领导为什么找你。
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领导打来电话,一般有两种情况:一种询问下属的工作情况,另一种是给下属布置任务。在接领导电话的时候,一定要在一个能够听清电话的地方。再根据不同的情景,来应对处理。
01听取工作汇报
领导打电话过来询问工作情况,在初步确认其意图后,将手头的项目内容进行简单梳理,再做清单式的呈现。在呈献给领导了解的时候,就需要表达出自己做了哪些事情,获得了哪些突出成果,还存在的哪些问题没有解决,有哪些事情是需要领导协调资源的。
把这4个注意要点,以层次化的结构插入到清单中的每个项目,让领导有一个概要性的了解。接下来,就是等待领导具体细节的询问,逐一针对性回答,听取领导对此的意见和建议,再进行下一步的操作。
02布置下属任务
如果领导是打电话来布置工作任务的,那明确任务的各项细节是电话沟通中关注的重点。在领导布置任务时,拿出纸笔。如果手边没有,那就插上手机耳机,打开手机上备忘录,把要点逐一记录。在领导说的时候,静静聆听不要打断。等先期的任务情况,都布置结束后,那就可以进行二次沟通了。
在二次沟通中,可以将一开始有疑问的地方提出来,让领导做进一步阐述,修改记录内容。然后,和领导再次确认任务的目的,想要达到的效果,截止日期,设计人员等必要信息,尽量做到没有遗漏。
接好领导电话是门技术活,要在平常准备好,才能在关键时刻不掉“链子”。希望对你有帮助,加油。
我是向往蓝天得鸵鸟,期待你的故事。
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