发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。收据才是收付款凭证，发票只能证明业务发生了，不能证明款项是否收付。发票是指经济活动中，由出售方向购买方签发的文本，内容包括向购买者提供产品或服务的名称、质量、协议价格。除了预付款以外，发票必须具备的要素是根据议定条件由购买方向出售方付款，必须包含日期和数量，是会计账务的重要凭证。中国会计制度规定有效的购买产品或服务的发票称为税务发票。政府部门收费、征款的凭证各个时期和不同收费征款项目称呼不一样，但多被统称为行政事业收费收款收据。为内部审计及核数，每一张发票都必须有独一无二的流水账号码，防止发票重复或跳号。简单来说，发票就是发生的成本、费用或收入的原始凭证。对于公司来讲，发票主要是公司做账的依据，同时也是缴税的费用凭证；而对于员工来讲，发票主要是用来报销的。
取得的发票必须是增值税专用发票方能抵扣，如果是增值税普通发票是不能进行抵扣，因此必须把“专用”和“普通”区分开来，增值税专用发票和增值税普通发票的格式、大小都极为接近，最大的区别就是发票的名称，必须严加注意区别；增值税专用发票的认证抵扣期限只有90天，期限是从发票的开具日期开始计算的，因此，取得发票的人员必须及时将发票交公司财务部，不得滞留，因滞留原因导致发票无法认证抵扣造成公司损失的，公司将追究责任人的相关责任；发生发票遗失，特别是增值税专用发票，在90天的认证抵扣期限内尚可补救，因此一旦发生发票遗失的情况，责任人必须立即书面报告部门领导、公司分管领导以及财务部，以便协商采取补救措施；
开票方在整本发票使用前,要认真检查有无缺面、销号、发票联无发票监制章或印制不清楚等现象，如发现问题应报送税务机关处理。整本发票开始使用后，应做到按号码顺序填写，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚,全部联次一次复写、打印、内容完全一致。填开的发票不得涂改、挖补、撕毁。开具发票要按照规定的时限、逐栏填写，并加盖单位财务印章或者发票专用章。未经税务机关批准，不得拆本使用发票，不得自行扩大专业发票使用范围。填开发票的单位和个人必须在发生经营业务，确认营业收入时开具发票，未发生业务一律不准开具发票。开票方应在规定的使用范围内开具发票，不准买卖、转借、转让和代开。发票要全联一次填写。无论有几联发票，都必须把全部联次放在一起,一次性复写或打印，以保证各联填开的内容、金额等保持一致。严禁开具“大头小尾”发票。发票不得跨省、直辖市、自治区使用。发票限于领购单位和个人在本省、自治区、直辖市开具。发票领购单位未经批准不得跨规定使用区域携带、邮寄、运输空白发票，禁止携带、邮寄或者运输空白发票出人境。
增值税纳税人分一般纳税人和小规模纳税人，一般纳税人的税率为17%，小规模纳税人的税率为3%，采购商品、接受劳务尽可能选择能开具增值税专用发票的一般纳税人。增值税有关条例规定：购进或者销售货物以及在生产经营过程中支付运输费用的，按照运输费用结算单据上注明的运输费用金额和7%的扣除率计算的进项税额。进项税额计算公式：进项税额＝运输费用金额×扣除率，这里所称运输费用金额，是指运输费用结算单据上注明的运输费用（包括铁路临管线及铁路专线运输费用）、建设基金，不包括装卸费、保险费等其他杂费，因此，为保证我公司的利益最大化，取得的运输单据上的内容，尽可能地要求对方把所有费用包含在运输费用中一起开，而不要开具有装卸费、保险费等内容；由于所得税法对可以所得税税前扣除的票据有严格的要求，因此，对外发生业务，应尽可能取得可以合法税前的扣除的凭证。
