确定公司领导参加人员。这个很重要，到时候主持人写主持词的时候都要串好的，也要确定好哪位领导发言，哪位领导作为颁奖人给获奖人员发奖。关键领导还要讲话，可能需要提前准备好领导的讲稿。确定主持s人和节目表。首先让大家踊跃报名，自己擅长的唱歌、跳舞、相声等都可以。给大家限制好日期，比如12月25号之前截止报名，这样给他们一个时间紧迫感，再说接下来很多工作都需要做，预留时间也方便他们练习好。同时确定好主持人，让他写好主持词，自己练熟了。订好年会的地点和时间。提前订好年会时间地点，年末很多公司都会举办年会，要及早订场地，否则到时候订不上比较抓瞎。提前一天把现场布置好，气球，彩纱，鲜花，各种吃的喝的东西，有的公司还会准备人手一份的礼品。
确定好现场摄影人员。这么大一个活动，当然少不了摄影师了，找好专业设备，确定好摄像人员。当天就能留下影像，后期可以剪辑成一个视频，或者刻录成光盘送给公司人员留念。确定年会抽奖节目的礼品。年会一般都会有抽奖环节，一般都是一等奖、二等奖、三等奖、鼓励奖，确定好奖品种类、数量，提前备好。抽奖就是图个热闹，这样大家的积极性都能调动起来。确定好年会的互动小游戏。年会有时候会穿插几个互动小游戏，让所有的员工都参与进来，比如踩气球，抢凳子，你比划我来猜等。可以给获胜的人员奖励小礼品。
公司的年会上都会有公司的员工参与或编排的表演。可以请来专业的老师进行指导并协助编排节目。（曾经有一个公司的年会因当年最为流行的是“超级女生”，几个唱歌比较好的女孩子组合在一起，彼此做了一个定位后形成了“超级女生Copy版”。他们并且请来了专业的声乐老师进行辅导，不仅让自己的业余生活丰富，同时又展现了自己的实力，在现场的活动中，这个节目受到了公司上下的好评，还得到了当年的最佳表演奖）因为大家都不是专业演员，必须要多做整合预演。可以集中所有演出人员及主持人，在布置好的现场按照时间顺序彩排各个环节。彩排能够使演出人员熟悉舞台位置，上下台方向，现场音乐效果并了解如何和其他人员如何配合。
由年会小组的负责人依据大家本身的特长来分配工作。有组织能力的人会去发动公司的员工，并将大家组织在一起排练在年会上演出的才艺，请专业的老师进行授课，为表演的人安排练习场所，联系现场的服装化妆等一切相关的工作。有人负责采购一切活动所需要的物品，有人负责与场地进行联系及协调工作，有人负责公司内部的协调工作等等。年会小组中每个人都将独立负责自己的环节部分的准备工作，并及时统一向负责人报告，确保活动的顺利进行。同时，负责人也应准备一套应急预案以确认突发情况的发生。
