确定庆典的出席者名单时，始终应当以庆典的宗旨为指导思想。一般来说，庆典的出席者 通常应包括如下人士 ：
(1)上级领导地方党政领导、上级主管部门的领导，大都对单位的发展给予过关心、指导。邀请他们参加，主要是为了表示感激之心。
(2)社会名流根据公共关系学中的“名人效应”原理，社会各界的名人对于公众最有吸引力，能够请到他们，将有助于更好地提高本单位的知名度。
(3)大众传媒在现代社会中，报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，被称为仅次于立法、行政、司法三权的社 会“第四权力”。邀请它们，并主动与它们合作，将有助于它们公正地介绍本单位的成就，进而有助于加深社会对本单位的了解和认同。
(4)合作伙伴在商务活动中，合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦，是完全应该的，而且也是绝对必要的。
(5)社区公众它们是指那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的社会实体。例如， 本单位周围的居民委员会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、商店以及其他单位，等等。请它们参加本单位的庆典，会使对方进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位，或是给予本单位更多的方便。
(6)单位员工员工是本单位的主人，本单位每一项成就的取得,都离不开他们的努力。所以在组织庆典时，应邀请员工参加，以增强他们的归属感。
拟定出席庆典人员名单以及一个好的活动流程要有以下几点。
(1)确定庆典活动主题，精心策划安排，活动要有创意并进行适当的宣传。 (2)拟定出席庆典活动的宾客名单，一般包括政府要员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团。 (3)拟定庆典活动流程，一般流程分为：签到、宣布庆典开始，宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等。 (4)事先确定致贺词、答词的人名单，并拟好贺词、答词；并且贺词、答词都应言简意赅。 (5)确定关键仪式人员，如剪彩、揭牌、托牌等;除本单位领导外，还应邀请德高望重的知名人士。 (6)安排各项接待事宜，事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员。 (7)可在庆典活动中安排节目，如舞龙等;还可邀请来宾题词，以作为纪念。 (8)庆典结束后，可组织来宾参观本组织的设施、陈列等，增加宣传的机会。 (9)通过座谈、留言形式，广泛征求意见，并综合整理、总结经验。
拟定出席庆典人员名单要跟你们公司想邀请什么人了，这个必须得揣测领导的心理，以及公司的重要人物决定，并且再邀请之后还应当精心安排好来宾的接待工作。与一般商务交往中来宾的接待相比，对出席庆祝仪式的来宾的接待，更应突出礼仪性的特点。不但应当热心细致地照顾好全体来宾，而且还应当通过主方的接待工作，使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意，并且想方设法使每位来宾都能心情舒畅。最好的办法，是庆典一经决定举行，即成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。在庆典的筹备组之内，应根据具体的需要，下设若干专项小组，在公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”，各管一段。其中负责礼宾工作的接待小组，大都不可缺少。
