项目文件的整理原则，建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别整理，勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理，施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理，归档项目文件质量要求，需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统，归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹，工程项目文件资料必须使用原件归档，并应加盖单位公章，如有特殊原因不能使用原件的应在备考表中注明原件存放处，工程竣工报告、验收证书、交接书、合同、协议等要履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是复印件归档，归档的文件材料是传真件（热敏纸）、复写纸的必须复印，与原件一同归档，设计变更通知单要求齐全、完整，与竣工图上注释内容相符，编制的竣工图应图面整洁，线条字迹清晰，图纸色度反差良好，并能满足计算机扫描要求，图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。
案卷组合，项目文件的组卷，案卷内容要遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系。卷内文件材料内容必须准确反映建设项目立项、审批、勘察、设计、施工、监理、调试及竣工验收全过程中真实情况。保持工程文件资料的完整性、成套性和文件材料的系统性。分类要科学，组卷要合理，便于档案的保管和利用。项目施工文件按单位工程组卷；项目竣工图按专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷。
案卷与卷内文件的排列。管理性文件的排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；报审表在前，报审附件在后。招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。原材料（钢筋、水泥、砂和碎（卵）石）文件按原材料跟踪台账、报审表、出厂合格证、检验报告等排列。
