召开会议，准备工作很重要，时间、地点、内容、材料、日程、参会人员一定要事先通知与准备好，即便会期不长，也当有个缓冲时间，让参会者有个心理准备。定好日期的会议，如果无法按期举行，一定是遇到了突发情况，这是意料之外的事，有些事情就是这样，不期而遇，让我们措手不及，只得更改计划。如何避免会议无法按期举行的情况呢，一是在会前落实会议时间的时候，要周密细致考虑周全，若某段时间可能出现某些事，会议最好不要定在那种时间空间窄狭的时候。二是召开会议之初，应该有配套的应急预案，以防在会议不能按期举行时，有些手忙脚乱。三是在会议时间定好后，如一把手有时间，副职不一定个个都到堂，副职最好实行AB角转换制度，这个副职不在，另一个副职可代予行职。四是工作研究等小型会议，在开会之中，如果担心会期受扰，不能照常进行，对会议地点可以权衡后落实到比较安静的地方。五是在会议准备期，把一些该处理的事，不宜久拖的事处理好，以免在会议期间被动处理。
一个企业或机构之所以会议不能够按时召开，问题的本质在于企业或机构总体管理出现了问题（即所谓功夫在诗外），因此，会议即使召开了，但也会造成议而不决、决而不行。所谓总体管理出现问题，我们借助企业或机构总体管理的“硬件”系统以及“软件”系统都包括什么来分析问题的实质：1.硬件系统包括战略、架构与制度；2.软件系统包括人员、工作风格（思维方式与行为方式）、员工的工作技能与技巧以及企业文化水平；如果上述企业管理硬件与软件系统漏洞百出，会议就会议而不决决而不行……那么各级员工又怎么能做到及时参加会议呢？为此，解决及时参会的唯一办法就是完善企业管理所要求的上述硬件与软件系统，这样，不仅仅是解决会议是否及时召开的问题，而是要解决企业或机构的管理效率与经营绩效问题。
任何一个正规的会议，都需要经过酝酿，会议筹备等环节，整个会议议程全部确定了才会发会议通知。每一项都需要层层把关的，每一个细节都需要注意。从确定会议时间，地点，参会人员，会议议程，会议材料准备，到天气，食宿，交通，后勤保障，应急预案等等，都需要考虑全面，一切情况都要准备好，否则这个会议就不会发出去。
提前发邮件通知参会人员，要求全员参加，非特殊情况必须参加。特殊情况及时反馈，以便于及时调整会议计划。提前预约会议室等场地，以免出现会议室被占的情况。提前关注公司内部计划，以免出现冲突。重要会议邀请领导参加和主持，可以有效提高会议质量。
有会议肯定得提前计划，时间、场地、内容、发言人及参加人员等，组织者应该早做安排，避免临期出现状况，这要看会议组织者的协调能力强弱，只要提早将会议涉及的一系列问题都考虑到，并与主要与会者及早沟通，不存在冲突，那么前期的计划就不会发生变，会议也会如期举行。
提前通知好大家，告诉大家安排好自己的手头工作，会议必须参加，不接受任何无缘无故的请假理由。
